INFORMÁTICA EMPRESARIAL

En el año 1999, Bill Gates predijo que las empresas habrían de cambiar en los próximos diez años más que en los anteriores cincuenta. Pues bien, ya hemos transitado por seis de esos diez años y los cambios han sido sin lugar a dudas profundos.

Vivimos en una era marcada por la velocidad. Ello es consecuente con la gráfica de estos tiempos, una gráfica simbolizada por una curva de pendiente cada vez más pronunciada (de manera ascendente), símbolo del incremento creciente en la velocidad a la cual aumenta la población, la polución, las comunicaciones, la cantidad de información, la variedad de productos, el acortamiento de los ciclos de vida de los productos, la velocidad de respuesta ante la solicitud de servicios entre muchos otros.

El paradigma en materia informática ha sufrido numerosos e importantes cambios, de un enfoque centrado en la venta de software se ha pasado a uno enfocado a la venta de información, de un diseño para ser gestionado por especialistas se ha pasado a un diseño enfocado en las necesidades específicas de cada integrante de la organización. De todo ello ha surgido un nuevo y poderoso concepto, el de “sistema nervioso digital”. La misma es la equivalencia digital y corporativa del sistema nervioso humano, capaz de aportar un flujo de información bien integrado al lugar oportuno de la organización en el momento oportuno. 
A continuación podremos observar como la informática empresarial a venido tomando fuerza y las utilidades que nos presta.

HERRAMIENTAS OFFICE

Office es un servicio de suscripción basado en la nube que reúne las mejores herramientas para la forma de trabajar de hoy en día. Al combinar las mejores aplicaciones de su categoría, como Excel y Outlook, con servicios de gran utilidad en la nube, como OneDrive y Microsoft Teams, Office 365 permite a los usuarios crear y compartir desde cualquier lugar y dispositivo.

Office 365 es la más reciente suite de escritorio de Microsoft que está destinada a expandir el alcance de Microsoft Office por medio de una serie de características ideales para hacer más eficiente a un negocio, sin embargo, no se limita al ámbito empresarial sino que también comprende el uso para estudiantes y en el hogar.

El rasgo más característico de Office 365 es que cuenta con versiones web de todos los programas de Office, lo que significa que su razón de ser radica en el almacenamiento de información en ‘la nube’.

Con esto Office 365 cuenta con versiones en línea de todos los documentos de su negocio, lo que ideal para trabajadores que utilizan diversidad de dispositivos, que necesitan versiones para aplicaciones de escritorio y para dispositivos táctiles.

Las principales herramientas que ofrece Office 365 refieren al uso de la nube para almacenamiento de información:

Por medio de OneDrive el usuario puede visualizar, editar y compartir archivos desde cualquier dispositivo conectado a internet, y cuenta con una cómoda cantidad de espacio de 1 TB. Esto permite que se puedan dejar de utilizar dispositivos de almacenamiento, al mismo tiempo que permite a terceros trabajar sobre un mismo documento, ya sean compañeros de trabajo o clientes, y también permite establecer restricciones sobre los documentos.

Office 365 también ofrece el servicio de correo electrónico ExchangeOnline que funciona bajo el dominio de su organización, que de igual manera establece su almacenamiento en la nube, con la particularidad de que estas cuentas disponen de 50 GB cada una y pueden recibir correos de hasta 25 MB. También este correo electrónico realiza las funciones de calendario organizador.

Otra herramienta que coloca a Office 365 como un servicio ideal para empresas es su acceso a Skype Empresarial para comunicación en tiempo real, como Cloud PBX y PSTN Conferencing, para realizar reuniones virtuales ilimitadamente con capacidad de hasta 250 participantes. Así también dispone de las llamadas de voz y la opción de compartir presentaciones en línea.

Además cuenta con características analíticas como Power BI Pro y funciones de seguridad como eDiscovery, Customer Lockbox, Safe Attachments y protección de pérdida de datos

En las versiones de Office 365, las suscripciones son anuales y puede estar instalado hasta en cinco equipos distintos con el mismo usuario, con las siguientes características:

Office 365 Home Premium incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote, además de Outlook e incluye 60 minutos de llamadas desde Skype a teléfonos tradicionales. El almacenamiento de los documentos se realiza con SkyDrive con una capacidad de 20 GB.

Office 365 Small Business Premium además de las características anteriores incluye Lync e InfoPath que permite tener videoconferencias en alta definición. Además incluye 10 GB de almacenamiento profesional en la nube para la empresa más 500 MB por usuario.

HERRAMIENTAS DE LA WEB 2.0

La aparición de herramientas web 2.0, para muchos identificada por la aparición de las redes sociales y surgimiento de blogs, que volvieron al Internet más dinámico e interactivo, por el hecho de permitir a los usuarios crear, compartir y comentar información, ha sido nombrada la generación de la participación y la colaboración.

Interactividad

Utilice estas herramientas para la participación activa de los estudiantes en el aula.

1. WordPress.org Un y de código abierto de software libre que hace de publicación personal tan fácil como procesamiento de textos. Hace su vida y de los estudiantes la vida de su más fácil mantener un salón de clases o blog tema.

2. Flickr Una buena herramienta para conseguir un flujo de imágenes sobre cualquier tema. Los contenidos a disposición de sus estudiantes solamente.

3. Capa Yapa! Una pizarra libre para profesores y estudiantes.    Los profesores pueden crear las tareas y exámenes, que se anotan y analizan y comparten las pruebas de otros profesores también.

4. Quizlet Algo más que tarjetas y muy fácil de usar. Que los estudiantes se inició el buenos hábitos de estudio.

5. Tizmos Es un lugar para poner las miniaturas de los sitios. Muy útil para construir si queremos que los estudiantes ir a ciertos lugares solamente. También puede reducir en búsquedas al azar.

6. Joomla Un sitio de podcast Kyle Mawer y Graham Stanley sobre el uso de juegos digitales en la enseñanza y el aprendizaje de idiomas.

7. Conozca hoy Alienta a los estudiantes a utilizar la transmisión en vivo en el aula para hacer comentarios, preguntas, y usar esa retroalimentación para hacer presentaciones y deja que los profesores mejorar sus puntos y estudiante necesita dirección.

8. Solver simple Muy fácil de usar herramienta para proyectos de colaboración, intercambio de ideas y de resolución de problemas. Los estudiantes disfrutarán de usar esto para las discusiones de grupo.

9. Uno de los medios de comunicación verdadera Una explosión para hacer presentaciones.   Utilice sus fotos se pueden descargar directamente desde Flickr e incluso se puede usar el sonido también.

10. Ediscio Otra de las herramientas de colaboración flashcard. Esto le da un aprendizaje de la estadística.

11. Xtra Normal Para la creación de texto para las películas animadas del habla.Unaherramienta útil para el desarrollo social.

12. Herramientas Cmap Construye mapas conceptuales interactivos de colaboración, con el texto, de vídeo, y de vínculos. Utilizado por muchos profesores de secundaria y profesores universitarios avanzados para el trabajo en proyectos avanzados y la escritura EAP.

13. melocotón Foto Haga que los estudiantes crear historias con temas y dejar comentarios para cada uno. Utilizados por el profesorado desde hace algún tiempo.

14. WordSift Se utiliza para el vocabulario e Inglés, usted y sus estudiantes pueden analizar el texto y obtener información sobre el vocabulario en el mismo.

COMERCIO ELECTRÓNICO

La inclusión de los sistemas y las redes digitales a las formas comerciales se denomina comercio electrónico, estableciendo vínculos entre las empresas, los clientes, el gobierno y con la característica general, aunque no obligatoria, de incluir opciones de pedido y pago online.

Antes de hablar de comercio electrónico se debe entender su relación de acuerdo con el modelo de negocio que proponga una organización.  Por más grande o pequeña que sea una empresa, esta cuenta con un modelo de negocio que equivale al plan que tiene para obtener ganancias.

Ventajas

• Ahorro de costos Para las empresas, no contar con un espacio físico representa un ahorro, el cual puede ser destinado a cualquier otro campo. Aunado a esto, las tiendas digitales están abiertas todo el tiempo, lo cual le otorga la cualidad de ser omnipresentes.

• Comparación de precios Permite que los usuarios puedan llevar a cabo una investigación sobre los productos o servicios que desean adquirir, y así equiparar precios y elegir la tienda que más les convenga.

• Mercado global El internet ha acortado distancias. Las personas pueden comprar en las tiendas digitales de cualquier parte del mundo de manera fácil.

Desventajas

• Falta de toque personal Las tiendas físicas tienen ese acercamiento humano y profesional que solo los vendedores pueden brindar. En varias ocasiones, estar presente frente a un aparador resulta reconfortante, pues se tiene el producto físicamente.

• Necesidad de conectarse a internet No solo se requiere de un dispositivo, también de una conexión. Y no toda las personas del mundo tienen acceso a ambos.

• Problemas de seguridad Es tema de debate actual si las tiendas de internet cuentan con la seguridad adecuada para proteger los datos que los usuarios les comparten. Y no todos los comercios digitales ofrecen protección de información.
• Es necesario tomar en cuenta el giro del negocio a la hora de decidirse por emprender en el comercio electrónico, pues no todos se adaptan al mundo digital, ya que dependen de diversos factores como las visitas a la tienda o la tasa de conversión, entre otros. Sin embargo, la tecnología bien encauzada ofrece un mar de bondades que pueden ser aprovechados para impulsar cualquier plan o estrategia.

BALANCED SCORECARD

El Balanced Scorecard (BSC / Cuadro de Mando Integral) es una herramienta que permite enlazar estrategias y objetivos clave con desempeño y resultados a través de cuatro áreas críticas en cualquier empresa: desempeño financiero, conocimiento del cliente, procesos internos de negocio y aprendizaje y crecimiento.

se trata de una estructura creada para integrar indicadores derivados de la estrategia. Aunque sigue reteniendo los indicadores financieros de la actuación pasada, el Cuadro de Mando Integral introduce los inductores de la actuación financiera futura. Los inductores, que incluyen los clientes, los procesos y las perspectivas de aprendizaje y crecimiento, derivan de una traducción explícita y rigurosa de la estrategia de la organización en objetivos e indicadores intangibles.

Ventajas

•  Conciencia sobre la estrategia en la organización

•  Crear una ruta para lograr los objetivos estratégicos

•  Generar la cultura de medición

•  Cuestionar la estrategia de la organización

•  Eliminar el supuesto de que el ejercicio presupuestal anual es la revisión de la estrategia

•  Definición de proyectos estratégicos

Desventajas

•  Objetivos estratégicos de muy alto nivel, difíciles de medir

•  Poca importancia al ejecutar los proyectos estratégicos debido a que no son urgentes

•  Mala interpretación de la estrategia en los niveles bajos de la organización

•  El BSC no está ligado a un programa metódico de mejora para cuestionar el estatus quo de la organización

CALIDAD TOTAL

La calidad total es un concepto, una filosofía, una estrategia, un modelo de hacer negocios y está localizado hacia el cliente. El concepto de calidad, tradicionalmente relacionado con la calidad del producto, se identifica ahora como aplicable a toda la actividad empresarial y a todo tipo de organización. 

La calidad total no solo se refiere al producto o servicio en sí, sino que es la mejoría permanente del aspecto organizacional; donde cada trabajador, desde el gerente, hasta el empleado del más bajo nivel jerárquico está comprometido con los objetivos empresariales.
El organismo internacional de normalización, ISO, ha definido a la calidad como la totalidad de características de una entidad que le confiere la capacidad para satisfacer necesidades explicitas e implícitas.  Complementando esta definición, diremos que las necesidades explicitas se definen mediante una relación contractual entre Clientes y Proveedores; mientras las necesidades implícitas se definen según las condiciones que imperan en el mercado.

Ventajas

• Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos competitivos.

• Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles. 

• Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas o sea los productos son de mejor calidad. 

• Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones.
•  
• Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos. 

• Permite eliminar procesos repetitivos de poco rendimiento evitando así gastos innecesarios. 

Desventajas

• Cuando el mejoramiento se concentra en un área específica de la organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa. 

• Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a todo nivel. 

• En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy conservadores, el mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo. 

• Hay que hacer inversiones importantes

REINGENIERIA DE PROCESOS

La Reingeniería de Procesos, o BPR (Business Process Reeingeniering), consiste en la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costes, calidad, servicio y rapidez.

La expresión Reingeniería de Procesos fue adoptada por Michael Hammer y James Champy en el ya clásico volumen, publicado en 1993, Reengineering the Corporation.

Estos autores ponen énfasis en el carácter radical de las mejoras en el rendimiento que una organización puede obtener a través del rediseño radical de sus procesos.

Ventajas 

• Mentalidad revolucionaria: Induce a pensar en grande en la organización.

• Mejoramiento decisivo: Cambios notables en tiempos cortos para responder a la satisfacción del cliente.

• Estructura de la organización: Enfocarse a las verdaderas necesidades del cliente.

• Renovación de la organización: Aumenta participación en el mercado, rentabilidad y mejor posición frente a la competencia.

• Cultura corporativa: Ayuda a evolucionar la cultura de la organización.

• Rediseño de puestos: Crea empleos más incitantes y satisfactorios.

Desventajas 

• Resistencia al cambio.

• Implica un alto riesgo ya que los cambios son radicales.

• En un principio el enfoque solo tomaba en cuenta la parte operativa y descuidaba el rediseño de la gerencia.

• La reingeniería ha servido como excusa gerencial para despedir personal.

EMPOWERMENT

Empowerment quiere decir potenciación o empoderamiento que es el hecho de delegar poder y autoridad a los subordinados y de conferirles el sentimiento de que son dueños de su propio trabajo.

Empowerment es una herramienta de la calidad total que en los modelos de mejora continua y reingeniería, así como en las empresas ampliadas provee de elementos para fortalecer los procesos que llevan a las empresas a su desarrollo.

El Empowerment se convierte en la herramienta estratégica que fortalece el que hacer del liderazgo, que da sentido al trabajo en equipo y que permite que la calidad total deje de ser una filosofía motivacional, desde la perspectiva humana y se convierta en un sistema radicalmente funcional.

Premisas del Empowerment

Estas premisas deben ser promovidas por la dirección, en cascada y en todos los niveles, estas son:

• Responsabilidad por áreas o rendimientos designados.

• Control sobre los recursos, sistemas, métodos, equipos.

• Control sobre las condiciones del trabajo.

• Autoridad (dentro de los limites definidos) para actuar en nombre de la empresa.

• Nuevo esquema de evolución por logros.

OUTSORCING

Outsourcing es un término del inglés que podemos traducir al español como ‘subcontratación’, ‘externalización’ o ‘tercerización’. En el mundo empresarial, designa el proceso en el cual una organización contrata a otras empresas externas para que se hagan cargo de parte de su actividad o producción, la palabra, como tal, es un anglicismo que se compone con las voces out, que significa ‘fuera’, y source, que traduce ‘fuente’ u ‘origen’, es decir, fuente externa.

En este sentido, el outsourcing está estrechamente relacionado con la subcontratación de servicios, pues supone la búsqueda de una fuente externa a la empresa que pueda prestar de manera eficiente determinados servicios, para que esta pueda disponer de más tiempo para centrarse en los aspectos claves de su negocio.

Muchas empresas subcontratan en el área de informática, recursos humanos, contabilidad y administración de activos e inmuebles. Otras también lo hacen en el soporte técnico al usuario y la gestión de llamadas telefónicas, manufactura e ingeniería.

No obstante, el outsourcing es una práctica que debe ser muy bien analizada antes de su aplicación en una empresa, ya que puede tener efectos tanto positivos o como negativos.

Ventajas y desventajas del outsourcing

El outsourcing, dependiendo del tipo de negocio y de su aplicación, puede presentar diversas ventajas y desventajas que deben ser analizadas a la hora de considerar el impacto que este pueda tener en la empresa.

Ventajas

Entre las ventajas que tiene el outsourcing para las empresas, podemos mencionar las siguientes:

• Permite reducir costos de manufactura y equipo.

• Coloca más recursos humanos y tecnología a disposición de la empresa.

• Da la posibilidad a la empresa de responder y adaptarse rápidamente a los cambios del negocio.

• Permite a la empresa enfocarse en las áreas claves de su negocio.

• Permite a la empresa a ser más competitiva.

Desventajas

Mientras que, por su parte, algunas de las desventajas que puede presentar el outsourcing para un negocio son las siguientes:

• Los costes del outsourcing pueden terminar siendo mayores de lo previsto.

• El cambio de empresa proveedora puede resultar económica y productivamente negativo.

• Existe la posibilidad de perder el control sobre la producción.

• La empresa contratante puede ver su trabajo copiado y su negocio perjudicado.

• Puede contribuir a la explotación y a la deshumanización del trabajador.

• En el offshore outsourcing (subcontratación de servicios para una empresa en otro país, a fin de encontrar mano de obra más barata), hay una mayor probabilidad de despidos de los trabajadores.

BENCHMARKING

El benchmarking es un proceso continuo por el cual se toma como referencia los productos, servicios o procesos de trabajo de las empresas líderes, para compararlos con los de tu propia empresa y posteriormente realizar mejoras e implementarlas.

No se trata de copiar lo que está haciendo tu competencia, si no de aprender que están haciendo los líderes para implementarlo en tu empresa añadiéndole mejoras. Si tomamos como referencia a aquellos que destacan en el área que queremos mejorar y estudiamos sus estrategias, métodos y técnicas para posteriormente mejorarlas y adaptarlas a nuestra empresa, conseguiremos alcanzar un nivel alto de competitividad.

TIPOS DE BENCHMARKING

Existen diferentes tipos de benchmarking: competitivo, interno y funcional. El objetivo común de los tres tipos es ayudar a los managers a que miren hacia fuera de sus departamentos, de sus organizaciones, hacia su competencia o hacia otros sectores en las que hay compañías que son las mejores en su clase.

-Competitivo

El benchmarking competitivo busca medir los productos, servicios, procesos y funciones de los principales competidores para realizar una comparación con nuestra empresa y poder detectar y llevar a cabo mejoras que superen a las de nuestros competidores.

Quizás sea el más complicado de llevar a cabo de los tres tipos, puesto que el análisis y el estudio como ya he mencionado se realizan sobre los principales competidores. Al considerarse tu competencia directa, en la gran mayoría de los casos no están interesados en colaborar. ¿Esto quiere decir que si no colaboran no lo podamos llevar a cabo? Por supuesto que no, pero obviamente en la recopilación de los datos necesarios se deberán emplear más recursos, y por tanto será mucho más costosa.

-Interno

El benchmarking interno se lleva a cabo dentro de la misma empresa. Se suele llevar a cabo en empresas grandes que cuentan con diferentes departamentos o también con grupos empresariales que están formados por varias empresas. En el proceso se identifica un departamento o área que sea un ejemplo a seguir por sus buenos resultados para poder llevar a cabo un benchmark con los demás departamentos internos de la compañía.

Es el más fácil de realizar dentro de compañías con estructuras con un cierto tamaño, además normalmente es el que menos recursos necesita para llevarlo a cabo, ya que la información se obtiene de la propia empresa.

-Funcional

El benchmarking funcional identifica las mejores prácticas de una empresa que sea excelente en el área que se quiere mejorar. No es necesario que esta empresa sea competidora o incluso que pertenezca al mismo sector.

Normalmente es muy productivo, dado que al no tratarse de organizaciones que no son competidoras directas no existe un problema de confidencialidad y se suele ofrecer la información necesaria para el estudio.

ETAPAS DEL BENCHMARKING

Para diseñar y hacer correctamente un proceso de benchmarking en tu empresa, recomiendo seguir los siguientes pasos: planificación, recopilación de datos, análisis, acción y seguimiento.

1.Planificación

El objetivo principal de esta primera etapa es planificar la investigación que se va realizar. En esta etapa hemos de responder a tres preguntas:

-¿Qué quiero medir? Toda investigación tiene que tener un porqué, y éste debe estar relacionado con un área de nuestra empresa que queremos mejorar.

-¿A quién voy a medir? Para responder a esta segunda pregunta hemos de plantearnos que tipo de benchmarking vamos a seguir: competitivo, interno o funcional. Una vez hayamos tomado la decisión sabremos si nos compararemos con un departamento propio o con una empresa de dentro o fuera del sector.

-¿Cómo vamos hacerlo? Para llevar a cabo el proyecto hemos de crear un equipo de trabajo para que sea responsable de la organización y de la dirección del mismo.

2.Datos

La recopilación de datos es fundamental para el benchmarking, de ello dependerá en gran medida el éxito o el fracaso de todo el proceso. Podemos obtener datos de diferentes fuentes: interna, asociaciones profesionales o investigaciones propias entre otras.

3.Análisis

Una vez hemos recopilado la información necesaria, hemos de analizar los elementos que causan las diferencias entre nuestra compañía y las empresas estudiadas, para poder identificar las oportunidades de mejora.

Una vez hemos identificado la magnitud de las diferencias, es el momento de proponer las mejoras que vamos a llevar a cabo. Hay que tener en cuenta que únicamente seleccionaremos aquellas mejoras que por tamaño, recursos e infraestructura sea viable llevar a cabo por nuestra empresa.

4.Acción

El siguiente paso después de analizar la información y de haber seleccionado los aspectos de referencia en las empresas seleccionadas, es el momento de adaptarlos a nuestra empresa pero siempre implementando mejoras.

Dicho de otro modo, después de analizar la información y de lograr identificar los mejores aspectos de las empresas que hemos seleccionado, los tomamos como puntos de referencia para adaptarlos a nuestra empresa pero siempre añadiéndole alguna mejora o alguna ventaja que le aporte valor a nuestros clientes.

5.Seguimiento y mejora

En esta última etapa se debe hacer un informe con toda la información destacada del proceso. Esto ayudará a retomar el trabajo en proyectos posteriores. La idea es que se convierta en un ejercicio de la empresa sostenido en el tiempo para adoptar una mejora continua.